Unten sehen Sie, wie gut Ihre Organisation abschneidet. Das Radardiagramm zeigt Ihre Ergebnisse zu den 8 Aspekten der Planung. Für jeden Aspekt beträgt die maximale Punktzahl 100 Punkte. Fragen zu den Ergebnissen? Vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem unserer Planungsexperten.
Methodik
Dieser Aspekt zeigt, ob Sie für die Art Ihrer Projekte den richtigen Ansatz haben. Projekte, die sehr gut ausgearbeitet werden können und wenig Unsicherheit aufweisen, bieten sich für einen Wasserfall-Ansatz mit dem Einsatz von Spezialisten an. Andere Projekte erfordern ein agiles Vorgehen mit Generalisten.
Darüber hinaus ist es eine Best Practice, die großen Projekte von den kleinen Projekten/Aufgaben zu trennen und sie von einem separaten Team angehen zu lassen. Wasserfallprojekte, agile Projekte und kleine Aufträge haben eine ganz andere Dynamik. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter an den Projekten arbeiten, die zu ihnen passen.
Prozess
Dieser Aspekt spiegelt wider, wie gut Sie den Planungsprozess organisiert haben. Konzentrierst du dich zuerst auf die großen Projekte und nutzt du die kleinen Projekte/Aufträge als flexible Besetzung? Das erleichtert die Planung. Auch die Vereinbarungen, die Sie mit Ihren Kunden treffen, beeinflussen den Prozess.
Haben Sie auch die Planung effizient automatisiert? Viele Daten kommen aus anderen Systemen, wie Urlaub, Projektdaten, Krankheit etc. Wenn Sie all diese Daten manuell verarbeiten müssen, wird die Planung zu einer zeitraubenden Aufgabe. Hinterfragen Sie abschließend auch kritisch, wie Sie den Planungsprozess stetig verbessern können?
Feedback-Schleife
Dieser Aspekt zeigt an, ob Sie die Planungen der Vergangenheit reflektieren. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen. Wichtig ist, wie und von wem diese überprüft werden, denn ohne korrekte oder vollständige Angaben zur Realität verfälscht sich der Vergleich mit der Planung.
Eine andere Möglichkeit, Projekte zu betrachten, besteht darin, die Marge von Projekten anhand von Einstandspreissätzen zu betrachten. Anstatt zurückzublicken, können Sie schließlich auch anhand des Fortschritts von Projekten nach vorne blicken. Dieser Fortschritt sollte direkt in die Anpassung der zukünftigen Planung einfließen.
Fähigkeiten
Dieser Aspekt zeigt an, ob Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter gut einschätzen und im Griff haben. Mit 20 Mitarbeitern kann man das noch einigermaßen gut auswendig, aber mit mehr Mitarbeitern wird es schwieriger. Dann benötigen Sie ein detailliertes System, um die Fähigkeiten zu verfolgen, sie zu aktualisieren und die Nachfrage mit dem Angebot abzugleichen.
Mitarbeiter müssen auch herausgefordert werden, indem ihnen Projekte angeboten werden, die für sie vielleicht ein bisschen zu schwierig sind. Auf der anderen Seite werden Mitarbeiter, die ständig unter ihrem Niveau arbeiten, demotiviert. Haben Sie es mit Zertifizierungen zu tun, die möglicherweise ablaufen? Behalten Sie dies genau im Auge, damit Sie als Organisation wirklich qualifiziert sind, neue Projekte anzugehen.
Detaillierungsgrad
Dieser Aspekt zeigt, ob Sie bei der Planung von Projekten und Mitarbeitern den richtigen Detaillierungsgrad verwenden. Es macht zum Beispiel keinen Sinn, einen sehr detaillierten Projektplan auf Aufgabenebene zu erstellen, wenn Sie mit einem geschulten Team arbeiten, das nur ein halbes Wort braucht. Achten Sie darauf, dass der Detaillierungsgrad darauf abgestimmt ist, sonst sprengen Sie die Planung unnötig auf.
Achten Sie auch genau darauf, ob Mitarbeiter nicht an zu vielen Projekten gleichzeitig arbeiten. Dies bläht die Planung auch hinsichtlich der Anzahl der zu planenden Einheiten erheblich auf. Wenn Sie in kleinen Einheiten (z. B. 15 Minuten) arbeiten, sollten Sie auch überlegen, ob Sie den Einsatz nicht besser in größeren Blöcken planen. Dies hält die Dinge praktikabel.
Verschwendung
Dieser Aspekt spiegelt wider, inwieweit Sie Zeitverschwendung vermeiden. Dabei geht viel Zeit unbemerkt verloren, weil beispielsweise Mitarbeiter warten müssen, bis sie ein neues Projekt oder die nächste Tätigkeit starten können. Unnötige Aktivitäten und die Lieferung von zu viel, als der Kunde erwartet, sind ebenfalls Formen der Verschwendung.
Eine besondere Form der Verschwendung ist die Überforderung der Menschen. Dies kann kurzfristig zu einer höheren Produktivität führen, führt aber langfristig zu Fehlzeiten der Mitarbeiter und damit zu Verschwendung. Überlastung kann auch durch Mitarbeiter verursacht werden, die ständig über ihrem Niveau arbeiten.
Planungsfähigkeiten
Dieser Aspekt zeigt, ob die Mitarbeiter, die für das Panning zuständig sind, auch das richtige Profil haben. Außerdem unterscheiden sich die Anforderungen an Projektleiter etwas von Planern / Ressourcenmanagern, die sich mit dem Gesamteinsatz von Mitarbeitern befassen.
Für Mitarbeiter, die ihre Zeit selbst einteilen dürfen, ist es wichtig, Multitasking zu verhindern. Multitasking führt dazu, dass sie versuchen, an mehreren Projekten gleichzeitig voranzukommen. Dies führt zu Verzögerungen bei allen Projekten. Es ist besser für sie, die Projekte einzeln aufzunehmen.
Sicherheit
Schließlich zeigt dieser Aspekt an, ob Sie die Sicherheit der Daten bei der Planung ernst meinen. Ein Zeitplan enthält vertrauliche persönliche Daten, die nicht einfach auf der Straße landen sollten. Im Rahmen der DSGVO müssen Sie hierfür technische und organisatorische Maßnahmen treffen, die somit auch für die Planung gelten.
Wenn Sie mit einem Planungssystem arbeiten, ist es wichtig, dass Sie sich Gedanken über den Zugriff auf verschiedene Funktionen, aber auch auf Datenebene gemacht haben. Sehen die Nutzer des Systems nur die für sie relevanten Daten? Neben personenbezogenen Daten kann ein Zeitplan auch Einblick in sensible strategische Projekte und Kunden geben.